Sekretär*in (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung in der Agentur für Arbeit Saarland (Dienstort: Saarbrücken)

Sekretär*in (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung in der Agentur für Arbeit Saarland (Dienstort: Saarbrücken)

Bundesagentur für Arbeit Saarbrücken

Bundesagentur für Arbeit

Die Bundesagentur für Arbeit, kurz BA – das sind rund 113.000 Mitarbeitende in ganz Deutschland, die sich für unsere Gesellschaft engagieren. Sie bieten Orientierung auf dem Arbeitsmarkt, unterstützen und sichern Existenzen. Mit ihrem Einsatz tragen sie jeden Tag dazu bei, das Leben von Menschen in herausfordernden Zeiten ein Stück besser zu machen.

Werden Sie Teil der größten Dienstleisterin für den deutschen Arbeitsmarkt und bewerben Sie sich bei uns.

Sekretär*in (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung in der Agentur für Arbeit Saarland (Dienstort: Saarbrücken)

Aufgaben und Tätigkeiten

Organisationstalent gesucht – mit Überblick, Kommunikationsstärke und Freude daran Dinge ins Rollen zu bringen.

Informationsmanagement: Sie steuern Anfragen, behalten den Posteingang und -ausgang im Blick und sorgen für eine strukturierte Ablage und Wiedervorlage.

Korrespondenz: Sie bearbeiten die Korrespondenz und sonstigen Schriftverkehr der Geschäftsführung und unterstützen bei der Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen.

Terminmanagement: Sie koordinieren Termine der Geschäftsführung, stimmen diese mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen ab und behalten auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick.

Veranstaltungen: Sie organisieren Veranstaltungen mit bzw. unterstützen bei deren Vorbereitung und Durchführung.

Reiseorganisation: Sie übernehmen die Planung und Organisation von Dienstreisen der Geschäftsführung.

Gästebetreuung: Sie empfangen und betreuen Gäste der Geschäftsführung und sorgen für einen professionellen und herzlichen Empfang.

Rechnungsbearbeitung: Sie erfassen Rechnungen im SAP-System und unterstützen bei administrativen Abläufen.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Sie unterstützen das Büro der Geschäftsführung bei vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Sie erwartet eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit direktem Einblick in die Arbeit der Geschäftsführung und einem vielseitigen Aufgabenspektrum. Sie arbeiten in einem Umfeld, in dem Vertrauen, Diskretion, Teamarbeit und Eigenverantwortung eine wichtige Rolle spielen. Sie sind organisiert, kommunikationsstark und behalten den Überblick? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Voraussetzungen

Sie haben eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau)

Erfahrung in der Assistenz einer Geschäftsführung ist von Vorteil

Ein hohes Maß an Belastbarkeit und Flexibilität ist erforderlich

Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten sowie ein sicheres Auftreten sind zwingende Voraussetzungen.

Vertrauenswürdige Kommunikationsfähigkeit für ein Miteinander auf Augenhöhe mit allen Akteur*innen sowie ein sicheres Auftreten auf allen Führungsebenen

Strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit das Wesentliche im Auge zu behalten

Organisationstalent

Wir bieten

Vergütung fair und transparent: Ihr Gehalt entspricht mindestens der Tätigkeitsebene VI, Entwicklungsstufe 1 des Tarifvertrags der Bundesagentur für Arbeit ( , derzeit rund 2.997,50 Euro mtl. brutto (bei Vollzeit), plus die Funktionsstufe 1 mit 83,06 Euro und einer weiteren Zulage in Höhe von 85,21 Euro.

Umfassend versorgt: Wir unterstützen Sie mit betrieblicher Altersvorsorge, einem Zuschuss zum Jobticket und vermögenswirksamen Leistungen.

Zeit für Erholung: Sie haben Anspruch auf 30 Urlaubstage pro Jahr (ab 2027: 31) sowie zusätzlich frei am 24.12. und 31.12.