Sachbearbeitung zentrale Scanstelle und Registratur (m/w/d)

Sachbearbeitung zentrale Scanstelle und Registratur (m/w/d)

Stellenangebotsart

Im Beruf

Arbeitgeber/Dienstherr

Land Rheinland-Pfalz

Einsatzdienststelle

Koblenz

Arbeitsort

Koblenz

Beginn der Tätigkeit

2026-11-01

Offene Stellen

Befristete Beschäftigung

ja

Befristete Beschäftigung von

01.11.2026

Befristete Beschäftigung bis

01.10.2027

Arbeitszeit

Vollzeit

Stellenbeschreibung

Im Landesamt für Soziales, Jugend und Versorgung des Landes Rheinland-Pfalz ist in der Zentralabteilung, dort im Aufgabengebiet 11.2 „Innere Dienste“, am Dienstort Koblenz zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Elternzeitvertretung befristet unterhalb eines Jahres in Vollzeit zu besetzen:

Sachbearbeitung zentrale Scanstelle und Registratur (m/w/d)

Als Teil der Servicestelle Schriftgutverwaltung werden in der zentralen Scanstelle alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Digitalisierung des Papierposteingangs im Geschäftsbereich des LSJV wahrgenommen. Zu den Aufgaben der zentralen Scanstelle und Registratur gehören insbesondere die Pflege des Aktenbestandes im Dokumentenmanagementsystem („eGov-Suite“) sowie die Organisation und Qualitätssicherung der digitalen Schriftgutverwaltung. In dieser Funktion übernehmen Sie zudem die Vertretung der Leitung der Servicestelle Schriftgutverwaltung und unterstützen diese bei der Koordination und Weiterentwicklung der Arbeitsabläufe.

Ihre Aufgaben:

Sie vertreten die Leitung der Servicestelle Schriftgutverwaltung und stellen bei deren Abwesenheit die Koordination der Arbeitsabläufe sowie den laufenden Dienstbetrieb sicher

Sie pflegen das digitale Verwaltungssystem (ESL-Cloud-System), erfassen und aktualisieren die erforderlichen Daten und unterstützen die Verwaltung bei der Aufbewahrung von digitalisiertem Schriftgut

Sie unterstützen die Qualitätssicherung der digitalisierten Dokumente und begleiten die ordnungsgemäße Einlagerung sowie fristgerechte Aussonderung der Papieroriginale entsprechend den geltenden Aufbewahrungsfristen

Sie prüfen die Zuordnung intern weitergegebener Dokumente und stimmen sich hierzu mit den Poststellen sowie den zuständigen Fachbereichen ab

Sie beraten die Fachabteilungen bei der Anlage und Verwaltung elektronischer Akten im Dokumentenmanagementsystem („eGov-Suite“)

Sie koordinieren die Beschaffung und Verwaltung von Formularen sowie Verbrauchsmaterialien für den Digitalisierungsbetrieb

Sie überwachen die Aufbewahrungsfristen elektronischer Akten und begleiten das anschließende Aussonderungsverfahren

Bildungsabschluss

Was Sie mitbringen:

Eine erfolgreich abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder eine vergleichbare erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Erfahrungen in der Postbearbeitung und der digitalen Dokumentenverarbeitung sind wünschenswert

Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung sowie Kenntnisse verwaltungsinterner Abläufe sind von Vorteil

Anforderungen

Sie sind teamfähig, können andere gut motivieren und sind dienstleistungsorientiert

Sie arbeiten strukturiert

Sie verfügen über gute Kenntnisse und einen sicheren Umgang mit EDV-Anwendungen (MS Office Produkten)

Sonstiges

Wir bieten Ihnen:

Vergütung durch tarifliche Eingruppierung nach Entgeltgruppe 5 TV-L

Mitverantwortlichkeit für das soziale Klima im Land

Krisensicherer Arbeitsplatz

Zusätzliche Betriebliche Altersversorgung (VBL) für Beschäftigte

Fortbildungsmöglichkeiten für Ihre persönliche und fachliche Weiterbildung

Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitmodell und Ausgleich von Zeitguthaben

Option auf mobiles Arbeiten

Bis zu 30 Urlaubstage im Jahr und zusätzlich freie Tage am 24. und 31.12.