Assistenzkraft (m/w/d) mit der Hälfte der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (19,5 Stunden) im Referat 322 „Personal“ der Abteilung 2 „Zentralabteilung“ - Kennziffer 53/26

Stellenangebotsart

Im Beruf

Arbeitgeber/Dienstherr

Land Rheinland-Pfalz

Einsatzdienststelle

Mainz

Arbeitsort

Mainz

Beginn der Tätigkeit

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Offene Stellen

Arbeitszeit

Teilzeit

Stellenbeschreibung

Im Ministerium des Innern, für Integration und Verkehr ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Referat 322 „Personal“ der Abteilung 2 „Zentralabteilung“ die Stelle

einer Assistenzkraft (m/w/d)

mit der Hälfte der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (19,5 Stunden)

zu besetzen.

Das Ministerium des Innern, für Integration und Verkehr verantwortet ein breites Aufgabenspektrum und bietet entsprechend vielfältige Beschäftigungsmöglichkeiten. Ein Kernbereich ist die öffentliche Sicherheit und Ordnung mit Polizei, Verfassungsschutz, Brand- und Katastrophenschutz sowie Rettungsdienst. Darüber hinaus sind die Aufgabenschwerpunkte Integration sowie Verkehr und Mobilität verankert.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

Anlegen neuer Personalakten sowie das fortlaufende Einsortieren und Abheften von Personalvorgängen und Dokumenten inklusive Führung der Sachakten,

kontinuierliche Erfassung, Vervollständigung und Aktualisierung von Personaldaten im Personalmanagementsystem (IPEMA),

Erstellung von Glückwunsch-, Jubiläums- und Kondolenzschreiben nach Vorlage sowie Fertigung von Beiträgen für Sprechvorlagen inkl. der Terminorganisation,

Zusammenstellung von Unterlagen für Begrüßungsmappen neuer Mitarbeitender,

Ausfertigung von Schreiben nach Vorlage (z. B. Serienbriefe im Rahmen des Beförderungsverfahrens) sowie von Schreiben nach Einzelweisung durch die Sachbearbeiter/innen,

Mitwirkung bei der Erstellung des Personal-Newsletters „Welcome and Farewell!“,

Erstellen von Geburtstagslisten sowie Pflege des Datenbestandes der ausgeschiedenen und beurlaubten Mitarbeiter/innen,

Veröffentlichung von Beiträgen im Intranet des Ministeriums,

Vertretung des Vorzimmers der Abteilungsleitung.

Wir setzen voraus:

eine einschlägige abgeschlossene Verwaltungsausbildung (Verwaltungsfachangestellte/r) bzw. ein vergleichbarer Abschluss (Angestelltenlehrgang I) oder

Kaufmann/-frau für Büromanagement bzw. ein vergleichbarer Abschluss sowie

Grundkenntnisse in Microsoft-Office (Word, Excel und Outlook).

Darüber hinaus wünschenswert und von Vorteil sind:

erste Erfahrungen im Büro- oder Verwaltungsbereich,

Grundkenntnisse oder Interesse an der Personalaktenführung bzw. dem Umgang mit Aktenplänen,

Kenntnisse im Umgang mit Rechtsvorschriften.

Zu Ihren persönlichen Stärken zählen:

ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit,

sorgfältige Arbeitsweise,

überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft,

hohe Belastbarkeit,

selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise,

gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen,

Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten,

sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.

Das können Sie von uns erwarten:

vielfältige berufliche Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen des Personal-entwicklungskonzeptes,

ein umfassendes Onboarding,

einen sicheren Arbeitsplatz,

Freiräume für eigenverantwortliches Arbeiten,

ein wertschätzendes, offenes und transparentes Arbeitsumfeld und -klima,

Work-Life-Balance durch familienfreundliche, flexible und moderne Arbeitszeiten und ‑formen, Teilzeitmodelle und Homeoffice,

ein vielfältiges Fortbildungs- und Qualifizierungsangebot zur Vertiefung von Fach- und Methodenkompetenzen,

ein vielseitiges Gesundheitsförderungsangebot,

attraktive Innenstadtlage,

einen Zuschuss zum Job-Ticket bzw. die Möglichkeit der Nutzung der Tiefgarage sowie