Sachbearbeiter/in (w/m/d) Vorzimmer/ Registratur JVA Bützow

Die Stadt Bützow liegt im Norden von Mecklenburg-Vorpommern im Naherholungsgebiet 'Flusslandschaft Warnow' zwischen Schwerin und Rostock. Die Justizvollzugsanstalt (JVA) Bützow ist der größte Arbeitgeber der Stadt und zugleich die größte und älteste Hafteinrichtung des Landes.Die JVA Bützow ist eine Anstalt des geschlossenen Vollzuges mit Zuständigkeit für die Straf- und Untersuchungshaft von Männern und Frauen. Sie verfügt zudem über eine Abteilung Sicherungsverwahrung mit 20 Plätzen.

Überwachung und Planung der Termine der Anstaltsleitung

Erledigung der von der Anstaltsleitung getroffenen Verfügungen sowie anlassbezogene Schreibarbeiten

Führen des Vormerkbuchs

Betreuung und Bewirtung von Gästen der Anstaltsleitung

Führen der General- und Sammelakten nach dem Generalaktenplan (Registratur) sowie aktuelle Nachweisführung des ein- und ausgehenden Schriftgutes im Programm Nexus-Registra

Fristenüberwachung sowie Erstellung und Überwachung von Haus- und Organisationsverfügungen

Archivierung der Vorgänge des Zuständigkeitsbereichs

Verteilen der eingegangenen Behördenpost und Versand von E-Mails

Elektronische Ablage und Dokumentenverwaltung sowie Veröffentlichung und Bekanntgabe von Informationen

Wahrnehmung allgemeiner administrativer Tätigkeiten nach Auftrag der Fachbereichsleitung Personal und Service

Erforderlich

abgeschlossene Laufbahnausbildung der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt in der Fachrichtung Allgemeine Verwaltung oder abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungswirt/-in, Verwaltungsfachangestellte/r oder Justizfachangestellte/r, erfolgreich abgeschlossener Angestelltenlehrgang I oder eine vergleichbare Ausbildung

alternativ erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt auf Büroorganisation, Verwaltung oder Sekretariatsaufgaben

Wünschenswert

Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung, vorzugsweise im Justiz- oder Vollzugsbereich

Erfahrung in der Büroorganisation, insbesondere im Bereich Vorzimmer und Sekretariat

Erfahrung in der Aktenführung, Registratur und Dokumentenverwaltung, idealerweise mit elektronischen Fachverfahren

sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)

sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise

ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit

Fähigkeit zum zuverlässigen Umgang mit vertraulichen und sensiblen Daten

gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit

Belastbarkeit sowie sicheres und freundliches Auftreten

Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft

eine attraktive Altersabsicherung, eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe, die Möglichkeit zur Weiterbildung, flexible Arbeitszeiten, Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, 30 Tage Urlaub, Möglichkeit zum Dienstradleasing, eine Stellenzulage für die Tätigkeit in Justizvollzugsanstalten, kostenfreie Parkplätze an der Dienststelle