Bürosachbearbeiter/in (w/m/d) im Büro der Staatssekretärin

Herzlich willkommen im Ministerium für Wissenschaft, Kultur, Bundes- und Europaangelegenheiten Mecklenburg-Vorpommern, gelegen im Stadtzentrum der von Seen umgebenen Landeshauptstadt Schwerin. Dieses ist mit seinen vier Abteilungen für die Europa- und Kirchenangelegenheiten, die Glaubensgemeinschaften, die Wissenschafts-,Forschungs- und Hochschulpolitik sowie für die Kultur zuständig. Im Vorzimmer der Staatssekretärin wird zumnächstmöglichen Zeitpunkt eine Bürosachbearbeiterin bzw. ein Bürosachbearbeiter (w/m/d) gesucht. Werden Sie Teil unseres Teams!

eigenverantwortliche Organisation des Kalenders der Staatssekretärin inklusive vorausschauender Tages- und Wochenplanung

Koordinierung und Vor- und Nachbereitung von Terminen (insbesondere Zu- und Absagen, Abfordern von Zuarbeiten, Erstellung und Nachbereitung der Tagesmappen, Ergebnissicherung)

Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs der Staatssekretärin (Posteingang und -ausgang)

telefonische und schriftliche Korrespondenz

Empfang und Betreuung von Gästen, Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume

Organisation und Nachbereitung der Reisen der Staatssekretärin, einschließlich Fahrtenplanung, Bahn- und Hotelbuchungen sowie Reisekostenabrechnungen

Terminkontrolle und Wiedervorlagen für das Büro der Staatssekretärin

allgemeine Vorzimmertätigkeiten

erforderlich sind:

Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt (mittlerer Dienst) oder vergleichbare Fortbildung (bspw. AL I, VWA) oder

einschlägige Berufsausbildung (Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte oder vergleichbar)

politische Grundkenntnisse

wünschenswert sind:

mehrjährige Berufserfahrung in Sekretariats-/Assistenzfunktion, vorzugsweise innerhalb der öffentlichen Verwaltung

Kenntnisse der Strukturen und Arbeitsabläufe in einer obersten Landesbehörde

Sie bringen mit:

Loyalität und hohe Einsatzbereitschaft sowie Belastbarkeit

selbstständige, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

ausgeprägte Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, Serviceorientierung

sicheres, freundliches und professionelles Auftreten - persönlich und telefonisch

sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift

sehr gute EDV-Kenntnisse (Kommunikations- und Videokonferenzsysteme sowie MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook)

eine attraktive Altersabsicherung, die Möglichkeit zur Weiterbildung, flexible Arbeitszeiten, Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, 30 Tage Urlaub, Bei Vorliegen der tarif- bzw. besoldungsrechtlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in die Entgeltgruppe 6 TV-L bzw. die Besoldung bis zur Besoldungsgruppe A 7 LBesG M-V. Für die Dauer der Tätigkeit im Vorzimmer der Staatssekretärin erfolgt die Vergütung übertariflich nach der Entgeltgruppe 9a TV-L., eine spannende und anspruchsvolle Tätigkeit im Leitungsbereich eines Ministeriums, eigenständiges Arbeiten im Bereich der Büroorganisation, kreatives Arbeitsumfeld, vielfältige Einblicke in die verschiedensten Landes- und Bundesangelegenheiten im Bereich der Staatssekretärin , attraktiver Standort der Dienststelle mitten im Stadtzentrum Schwerins, gute ÖPNV-Anbindung