Büromanagerin / Büromanager bzw. Teamassistenz (w/m/d) im Referat S.2 „Strategische Kommunikation/Presse“

Büromanagerin / Büromanager bzw. Teamassistenz (w/m/d) im Referat S.2 „Strategische Kommunikation/Presse“

Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) Berlin

Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisenmanagement in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisenmanagements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektorübergreifenden Partnerinnen und Partnern. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser interdisziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet

eine Büromanagerin / einen Büromanager bzw. Teamassistenz (w/m/d)

Entgeltgruppe 7 TVöD (Bund)

im Referat S.2 „Strategische Kommunikation/Presse“

am Dienstort Berlin.

Aufgaben

Büromanagement – Sie übernehmen vielfältige Assistenz- und Organisationsaufgaben, wie z. B. das Terminmanagement, die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie bei der amtsinternen Koordinierung des parlamentarischen Fragewesens. Sie sind Ansprechperson für das Referat nach innen und außen.

Veranstaltungsmanagement – Sie unterstützen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung diverser Veranstaltungsformate des BBK. Hierzu gehört auch der Aufbau und die Pflege einer belastbaren Adress- und Kontaktdatenbank.

Administration und Projektassistenz – Sie unterstützen bei der Organisation, Planung und Vorbereitung von Terminen der Behördenleitung mit unterschiedlichsten Stakeholdern in Berlin. Zudem assistieren Sie bei der Abwicklung von Projekten und übernehmen haushälterische Aufgaben und Beschaffungen für das Referat.

Profil

Sie verfügen über eine einschlägige kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung, z. B. zur/zum Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellten, Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Kauffrau/‑mann für Büromanagement, Veranstaltungskauffrau/‑mann oder verfügen als Beamtin/Beamter über die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst.

Sie können mehrjährige berufliche Erfahrungen in der allgemeinen Büroorganisation vorweisen sowie idealerweise auch im Veranstaltungsmanagement.

Sie verfügen über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (Deutsch C2 gem. GER) sowie mindestens grundlegende Englischkenntnisse (A2 gem. GER). Im Umgang mit unterschiedlichsten Interessengruppen treten Sie stets diplomatisch und souverän auf.

Sehr gute Kenntnisse in allen Microsoft-Office-Programmen (insb. Word, Outlook und Excel) setzen wir voraus.

Sie behalten auch in hektischen Phasen den Überblick und können sich schnell auf neue Situationen einstellen.

Sie zeichnen sich durch Serviceorientierung, Teamfähigkeit, Organisationsgeschick sowie Flexibilität aus und übernehmen gerne Verantwortung für Ihren Aufgabenbereich.

Im Rahmen des Veranstaltungsmanagements bringen Sie die Bereitschaft zu gelegentlichen und in der Regel gut planbaren Dienstreisen sowie auch Dienst außerhalb der klassischen Bürozeiten mit.

Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.

Wir bieten

Bewerbung von Beamtinnen und Beamten – Sollten Sie sich in einem Beamtenverhältnis befinden, übernehmen wir Sie – bei Vorliegen der Laufbahnvoraussetzungen für eine Verbeamtung im Bundesdienst – bis zur Besoldungsgruppe A 7 statusgleich im Wege einer Abordnung mit dem Ziel der Versetzung.