Service-Team der VHS- Allgemeine Aufgaben (m/w/d)

Der drittgrößte Bezirk Steglitz-Zehlendorf liegt im Südwesten Berlins und bietet ein Wohlfühlklima für alle Menschen. Dazu gehören die acht Ortsteile: Dahlem, Lankwitz, Lichterfelde, Nikolassee, Schlachtensee, Steglitz, Wannsee und Zehlendorf. So unterschiedlich unsere Ortsteile auch sein mögen - so unterschiedlich sind auch unsere rund 311.000 Einwohner mit ihren Bedürfnissen. Es sollen sich alle in Steglitz-Zehlendorf wohlfühlen, das ist das Ziel der Bezirksverwaltung.

Dienststelle: Das Amt für Weiterbildung und Kultur - Fachbereich VHS des Bezirksamtes Steglitz-Zehlendorf von Berlin

Geplanter Eintritt: ab sofort

Entgeltgruppe: EG 5 TV-L

Arbeitszeit: Vollzeit - Die Beschäftigung von Teilzeitkräften ist möglich, sofern der Arbeitsplatz ganztägig besetzt ist.

Hinweis: Sprechzeiten und/oder zwingende Anwesenheitszeiten: Spätsprechstunde dienstags und donnerstags bis 18 Uhr

Wochenstunden: 39,4

Standort: Goethestr. 9/11, 12207 Berlin

Bewerbungsfrist: 20.08.2026

Ihre Aufgaben

Teilnehmendenanmeldung (schriftlich und online)

• Bearbeitung aller Eingänge, Entscheidung über die Ermäßigungstatbestände, Einholen fehlender Ermäßigungsnachweise, Bearbeitung von SEPA-Mandaten und sonstiger buchungstechnischer Vorgänge in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung, Datenabgleich und Authentisierung von Neukunden, Betreuung der Web-Kunden/-innen.

Persönliche Teilnehmendenanmeldung und Beratung, auch in regelmäßigen Abenddiensten

• Allgemeine Beratung inkl. der Hotline über das Kursangebot der eigenen VHS und des Gesamtangebotes der Volkshochschulen in Berlin; Allgemeine Beratung zu Kursinhalten, Abschlüssen und Zertifizierungen; Entscheidung über Ermäßigungstatbestände anhand vorgelegter Nachweise, Erfassung und Pflege von Teilnehmendendaten.

Bearbeitung Kundendaten / Abrechnung und Prüfung aller Zahlungseingänge

• Bearbeitung von laufenden Rückzahlungen, Kündigungen, Umbuchungen und Stornierungen.

• Selbständige, verantwortungsvolle Prüfung aller Teilnahmelisten nach Beendigung der Kurse: Anspruchsprüfung und Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen.

Betreuung der Kursleitenden

• Versand/Ausgabe der Teilnahme- und Raumlisten, Auskünfte über Kursbelegungen, Weitergabe von Informationen über Arbeitsabläufe, Kursinhalte u.a.

Ideen- und Beschwerdemanagement

• Annahme, Registrierung, Bearbeitung (Terminüberwachung) und Auswertung von Beschwerden, Belobigungen und Wünschen der Teilnehmenden. Regelmäßige Mitteilung an alle VHS-Mitarbeiter/innen

Weitere Aufgaben können dem beigefügten Anforderungsprofil über den Button „weitere Informationen“ entnommen werden. Das Anforderungsprofil stellt die verbindliche Grundlage für die Auswahlentscheidung dar.

Ihr Profil

Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, eine andere abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung oder der erfolgreiche Abschluss des Verwaltungslehrgangs I

Nachweise sind der Bewerbung beizufügen.

Fachliche Kompetenzen:

- Kenntnisse der Geschäftsbedingungen und der Entgeltordnung der VHS

- Anwenderkenntnisse des Volkshochschulprogramms VHS-IT

Außerfachliche Kompetenzen:

- Dienstleistungsorientierung

- Diversity-Kompetenz

- Kommunikationsfähigkeit

- Selbständigkeit

Benefits

Hinweise zum Bewerbungsverfahren und Ansprechpersonen

Bitte reichen Sie eine aktuelle dienstliche Beurteilung oder ein qualifiziertes Zeugnis ein.

Für aktuell oder ehemals im öffentlichen Dienst Beschäftigte: Füllen Sie die Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht aus und fügen Sie sie unterschrieben bei. Das Dokument finden Sie hier: