Büromanagerin/Büromanager (w/m/d) im Referat L.5 „Ressourcenmanagement“

Büromanagerin/Büromanager (w/m/d) im Referat L.5 „Ressourcenmanagement“

Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) Bonn

Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisenmanagement in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisenmanagements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektorübergreifenden Partnerinnen und Partnern. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser interdisziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis zum 31.12.2027

eine Büromanagerin / einen Büromanager (w/m/d) im Kleeblatt

Entgeltgruppe E 7 TVöD (Bund)

im Referat L.5 „Ressourcenmanagement“

am Dienstort Bonn.

Das Referat L.5 ist unter anderem für die zentrale Koordination deutscher internationaler Katastrophenhilfe für die Ukraine und die betroffenen Anrainerstaaten zuständig. Hierfür organisiert das Referat in Zusammenarbeit mit den Bundesländern den Transport von Patientinnen und Patienten, die im Zusammenhang mit dem Krieg in der Ukraine eine medizinische Behandlung benötigen. Der Prozess, auf welchem diese Aufgabe beruht, nennt sich Kleeblattmechanismus.

Aufgaben

Administration – Sie stellen die Terminverwaltung und Fristwahrung sowie die strukturierte Erfassung und Ablage der Erlasse und Vorgänge, E‑Mails oder Protokolle sicher. Weiter unterstützen Sie die Leitung und das Team in der Vorbereitung, Koordination und Abwicklung von internen wie externen Tagungen, Sitzungen oder Besprechungen sowie in der Organisation von Dienstreisen.

Buchhaltung/Haushalt – Sie wirken an der Prüfung eingehender Rechnungen auf Plausibilität mit und unterstützen administrativ bei der Buchhaltung, der Haushaltsausführung und dem Finanzcontrolling.

Kommunikation – Sie übernehmen das Monitoring zentraler Kommunikationstools, sind Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner für die Anliegen nationaler und internationaler Partner des Kleeblattmechanismus im Bereich Buchhaltung/Haushalt und wirken bei der Beantwortung von externen Anfragen mit.

Profil

Sie haben eine einschlägige Berufsausbildung, z.B. zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement, zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/-r, die Fortbildung „Verwaltungslehrgang I“, oder eine vergleichbare Ausbildung erfolgreich abgeschlossen.

Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in Organisation, Administration und Buchhaltung und können dies idealerweise mit einschlägiger Berufserfahrung nachweisen.

Sie behalten auch in hektischen Phasen einen kühlen Kopf und können sich schnell in dynamische Prozesse einfinden.

Fundierte Kenntnisse in der Anwendung von MS-Office-Produkten, insbesondere Excel, sind für Sie selbstverständlich.

In Ihrer täglichen Arbeit ist es Ihnen wichtig, selbständig gute und konstruktive Lösungen zu finden, die Sie eigeninitiativ, strukturiert und serviceorientiert in ein Team einbringen.

Sie verfügen über gute mündliche und schriftliche deutsche Sprachkenntnisse (C 1 gem. GER) sowie Grundkenntnisse in Englisch (mündlich und schriftlich gem. A 2 GER) runden Ihr Profil ab.

Sie haben Spaß an der Zusammenarbeit und Kommunikation mit externen Kooperationspartnern und tragen mit Ihrem offenen und freundlichen Kommunikationsstil zum guten Klima und erfolgreicher Arbeit im Team bei.

Sie haben idealerweise Erfahrungen oder Kenntnisse im Zivil- und Katastrophenschutz gesammelt, z.B. durch ehrenamtliches Engagement bei einer Feuerwehr, einer Hilfsorganisation oder dem THW.