Assistent (m/w/d) im Vorzimmer des Amtsleiters

Öffentliche Stellenausschreibung

Im Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsamt suchen wir Sie zum frühestmöglichen Termin als:

Assistent (m/w/d) im Vorzimmer des Amtsleiters Bewerbungsfrist: 7. August 2026

Die Stadtverwaltung Erfurt bietet sichere und wirtschaftsunabhängige Arbeitsplätze mit umfassenden tariflichen bzw. beamten- und besoldungsrechtlichen Leistungen, regelmäßigen Tariferhöhungen und bedarfsgerechten fachlichen und persönlichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitregelungen und der Möglichkeit des Freizeitausgleiches sowie gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements ermöglichen eine gute Work-Life-Balance.

Das Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsamt überwacht die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften im Bereich Lebensmittel, Tierschutz, Tiergesundheit und Fleischhygiene. Es führt Betriebskontrollen und Probennahmen durch, bearbeitet Verbraucherbeschwerden und erteilt Auskünfte nach dem Verbraucherinformationsgesetz. Zudem sorgt es für die Tiergesundheit und plant Maßnahmen zur Bekämpfung von Tierseuchen. Die Einhaltung tierschutzrechtlicher Bestimmungen, insbesondere bei Tierhaltung, Transport und Schlachtung, wird regelmäßig überprüft. Schließlich führt das Amt amtliche Fleischuntersuchungen durch und greift bei Verstößen mit geeigneten Anordnungen und Verfahren ein.

Das Aufgabengebiet umfasst die Führung des Amtsleitersekretariats sowie die Unterstützung der Amtsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen. Sie koordinieren und überwachen Termine, führen die Wiedervorlage, bereiten Unterlagen für Leitungsberatungen, Ausschuss- und Stadtratssitzungen auf und unterstützen die Bearbeitung von Vorlagen einschließlich der Termin- und Umsetzungskontrolle. Darüber hinaus koordinieren Sie Presseanfragen, bereiten statistische Daten auf und übernehmen Aufgaben der Personalverwaltung sowie die Erteilung von Auskünften zu Zuständigkeiten und Sprechzeiten. Weiterhin gehören allgemeine Schreib- und Büroarbeiten, die Bearbeitung und Verwaltung der Korrespondenz, die Aktenführung, die Erstellung von Protokollen sowie die Organisation interner Abläufe zu Ihren Aufgaben. Sie koordinieren Unterschrifts- und Vervielfältigungsvorgänge, verwalten Büro- und Arbeitsmaterialien, unterstützen bei Raum- und Schlüsselangelegenheiten und übernehmen sonstige organisatorische Aufgaben. Darüber hinaus übernehmen Sie Teilaufhaben beziehungsweise wirken bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) mit. Sie pflegen Daten sowie die entsprechenden Datenstrukturen und unterstützen die kontinuierliche Weiterentwicklung der digitalen Dokumentenverwaltung. Außerdem erarbeiten Sie nach Vorgaben Vorlagen für Vordrucke und Formulare und arbeiten im Rahmen der Fertigstellung und Bereitstellung dieser mit anderen Bereichen der Stadtverwaltung zusammen. Des Weiteren erstellen Sie Atteste und Bescheinigungen für den internationalen Handel bis zur Unterschriftsreife und bearbeiten diese nach erfolgter Unterschrift weiter.

Anforderungsprofil

Das bringen Sie mit:

eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder als Bürokaufmann/-frau

Weiterhin wichtig sind uns:

Kenntnisse der allgemeinen Verfahrensabläufe in einer öffentlichen Verwaltung

Sicherheit in Orthographie und Grammatik

anwendungsbereite Kenntnisse der DIN 5008 sowie der Standardsoftware und die Bereitschaft zur Einarbeitung in die fachspezifische Software