Befristete Mitarbeiterstelle (m/w/d) in der Zentralregistratur des Referats „Grundsatz, Organisation, Personalentwicklung“ der Abteilung „Zentrale Angelegenheiten“ in der Hessischen Staatskanzlei

Hessische Staatskanzlei

Über uns

Das Land Hessen ist der größte Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes in Hessen. Das Land Hessen ist ein Arbeitgeber, der mehr als Arbeit bietet. Wir sind eine bürgernahe und wirtschaftlich arbeitende Verwaltung.

Dabei sind wir uns unserer besonderen gesellschaftlichen und sozialpolitischen Verantwortung bewusst. Zudem schätzen wir die große Vielfalt unserer Beschäftigten und möchten Rahmenbedingungen schaffen, die den Einsatz der vielfältigen Eigenschaften ihrer Beschäftigten und deren Lebensumständen zum Vorteil des einzelnen, aber auch zum Vorteil der gesamten Landesverwaltung und damit letztlich auch der hessischen Bürgerinnen und Bürger ermöglichen. Wir bekennen uns zur interkulturellen Öffnung der Verwaltung und wollen unser Personal, unsere Dienstleistungen und Strukturen an die Vielfalt der Gesellschaft anpassen. Das haben wir auch durch den Beitritt des Landes zur Charta der Vielfalt im Jahre 2011 kundgetan, womit wir uns insbesondere für eine durch Fairness und Wertschätzung geprägte Organisationskultur einsetzen.

Die Hessische Staatskanzlei ist die Regierungszentrale des Landes Hessen und der Amtssitz des Hessischen Ministerpräsidenten. Hier werden die Grundzüge der Regierungspolitik geplant, die aktuelle Arbeit zwischen den Ministerien gesteuert und koordiniert und gegenüber dem Landtag und der Öffentlichkeit vertreten und kommuniziert.

In der Zentralregistratur ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine befristete Mitarbeiterstelle (m/w/d) im Bereich Dokumentenmanagement für die Dauer von zwei Jahren zu besetzen.

Ihre Aufgaben

• Vorgänge und Akten sach- und zeitgerecht elektronisch und physisch anlegen, registrieren und archivieren

• Erfassen von Metadaten zu Schriftstücken

• Dokumentation der Weitergabe oder sonstiger Behandlung des Schriftgutes (z. B. Wiedervorlage), Fristenüberwachung

• Nachweis des Aktenverbleibs

• Aktenverzeichnisse führen und pflegen

• Behördliches Schriftgut ordnen

• Entnahme und befristete Aufbewahrung von Weglegesachen

• Ausgehende Post versandfertig machen

• Kurze schriftliche Mitteilungen, Vermerke, Listen etc. mit der entsprechenden Software erstellen (oftmals per E-Mail)

• Aktenaussonderung in Zusammenarbeit mit dem Hessischen Hauptstaatsarchiv

• Übernahme von Sonderaufgaben aus dem Bereich Dokumentenmanagement

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung in der Verwaltung oder in einem kaufmännischen Beruf, alternativ mindestens ein Jahr Berufserfahrung in einer vergleichbaren Bürotätigkeit mit Aktenverwaltung

• Kenntnis einschlägiger Software zur Aktenverwaltung

• PC-Kenntnisse und Erfahrung in der Anwendung des MS Office-Paketes

• Interesse und Bereitschaft zur Einarbeitung in die eingesetzte Software

• Sorgfalt und Genauigkeit bei der Erfassung und Recherche des Schriftgutes

• Gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift

• Hohe Zuverlässigkeit

• Körperliche Belastbarkeit

• Fähigkeit und Bereitschaft, sich in ein Team einzubringen und aktiv zur Zusammenarbeit beizutragen

• Fortbildungsbereitschaft

Unsere Angebote

• Auf zwei Jahre befristete Vollzeitstelle bis zu der Entgeltgruppe 6 TV-H

• Zahlreiche Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie

• Mobiles Arbeiten

• Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich, sofern die ausgeschriebene Stelle zeitlich voll ausgefüllt werden kann

• Individuelle Personalentwicklung durch ein breites Portfolio an Qualifizierungsmaßnahmen