Sachbearbeiter Beschaffung und Archiv (m/w/d)

Verbandsgemeinde Elbe-Havel-Land

Die Verbandsgemeindebürgermeisterin

Mitgliedsgemeinden: Kamern, Klietz, Sandau (Elbe), Schollene, Schönhausen (Elbe), Wust-Fischbeck

Stellenausschreibung

Die Verbandsgemeinde Elbe-Havel-Land, mit ihren Mitgliedsgemeinden Kamern, Klietz, Sandau (Elbe), Schollene, Schönhausen (Elbe) und Wust-Fischbeck, befindet sich östlich der Elbe im Landkreis Stendal des Bundeslandes Sachsen-Anhalt. Ca. 7.800 Einwohner leben in der 360 km² umfassenden Gemeinde, die teilweise im Biosphärenreservat Mittelelbe gelegen ist. Geprägt durch die einmalige Schönheit der wasser- und waldreichen Natur geben die Flüsse der Region, „Elbe“ und „Havel“, der Verbandsgemeinde ihren Namen.

In der Verbandsgemeinde Elbe-Havel-Land ist ab 01.11.2026 folgende Stelle unbefristet zu besetzen:

Sachbearbeiter Beschaffung und Archiv (m/w/d)

Entgeltgruppe 6 TVöD-VKA

in Vollzeit mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden

Der Dienstort ist Schönhausen (Elbe).

Ihre Aufgaben sind*:

- Bedarfsfeststellung und Beschaffung von Büroinventar und Arbeitsmittel für die Verwaltung, Kindertagesstätten und Schulen

- Feststellen des Bedarfs an Dienstfahrzeugen, Beschaffung und Zuteilung von Dienstfahrzeugen für die Verwaltung (Fuhrparkverwaltung)

- Bearbeitung von Versicherungsverträgen: Abschluss, Kündigung, Umwandlung, Überprüfung des Versicherungsschutzes

- Mitarbeit bei der Beschaffung und Unterhaltung der schulischen Ausstattung

- Beschaffung und Unterhaltung von Inventargegenständen für Kindertageseinrichtungen und Sportstätten

- Aufbau und Führung einer (digitalen) Verwaltungsbibliothek

- Regelung des Umlaufs und der Ausleihe von Fachzeitschriften, Gesetz- und Verordnungsblättern, Gesetzessammlungen, Dokumentation für Verwaltungszwecke

- Aufbau und Pflege eines (digitalen) Verwaltungsarchivs

- Übernahme, Verwaltung und Pflege von Archivalien

- Aktenordnung, Aktenverwaltung

- Aufbau und Pflege eines zentralen Vertragsmanagementsystems

- Abwesenheits- und Verhinderungsvertretung im Bereich Sitzungsdienst und Sekretariat

- Arbeitsaufgaben nicht abschließend

Was erwarten wir von Ihnen:

1. fachliche Voraussetzungen

- eine abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d)

oder

- Abschluss des Beschäftigtenlehrgang I oder

- vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt (z.B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Arbeitsförderung, Sozialversicherungsfachangestellte/r,

Kaufmann/-frau für Büromanagement) mit fundierten Kenntnissen im Bereich Beschaffung und Archiv

- sicherer Umgang mit MS-Office Standardanwendungen und Standardsoftware

- sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift

- Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung (wünschenswert)

2. persönliche Voraussetzungen

- Durchsetzungsvermögen, Motivation, Leistungsfähigkeit und Teamfähigkeit

- Verantwortungsbewusstsein

- Kommunikationsfähigkeit und gutes Konfliktmanagement

- Flexibilität (auch in zeitlicher Hinsicht), Belastbarkeit und Stressresistenz

- eine eigenverantwortliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

- Bereitschaft zur Teilnahme an abendlichen Sitzungen, auch außerhalb der regulären Dienstzeiten

- Mobilität, Kontaktfreudigkeit und ein gutes Maß an Verhandlungsgeschick

- Führerschein Klasse B (in Deutschland anerkannt und gültig) sowie ein Privatfahrzeug mit der Bereitschaft, dieses gegen entsprechende Kostenerstattung für dienstliche Zwecke einzusetzen