Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Essen, in der Fakultät Wirtschaftswissenschaften, für die Arbeitsgruppen „Marketing & Nachhaltigkeit“ und „Internationale Rechnungslegung“ eine:n

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)

(Entgeltgruppe 8 TV-L)

(brutto 20.517 € - 24.948 €)

Die Arbeitsgruppe „Marketing & Nachhaltigkeit“ forscht und lehrt zu Fragestellungen des Konsumentenverhaltens, die Arbeitsgruppe „Internationale Rechnungslegung“ zu Fragestellungen zu internationalen Standards und Normen der Bilanzierung von Unternehmen. Die Forschungs- und Lehrarbeit findet auf Deutsch und Englisch statt. In der Lehre werden sowohl großzahlige als auch kleine interaktive Lehrveranstaltungen durchgeführt. Wir arbeiten stark vernetzt; wir kooperieren mit Top-Forschenden weltweit und mit der Unternehmenspraxis. Wir organisieren unsere Arbeit zunehmend digital. Die Arbeitsgruppen sind in direkter räumlicher Nähe zueinander untergebracht.

Ihre Aufgaben

Sie übernehmen selbstständig allgemeine Sekretariatsaufgaben für zwei Arbeitsgruppen in deutscher und englischer Sprache, wie die universitätsinterne und -externe Kommunikation und Koordination, die Pflege der Homepage und weiteren öffentlichen Auftritten, das Redigieren von Texten und das Ausfüllen von Formularen

Sie bewirtschaften laufend die Haushalts- und Drittmittel der beiden Arbeitsgruppen

Sie organisieren die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für die Arbeitsgruppen, von der Bestellung bis zur Bearbeitung von Rechnungen und Inventarisierung

Sie bereiten Personalmaßnahmen vor, insbesondere die Einstellung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften sowie wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen

Sie unterstützen die Lehraufgaben der Arbeitsgruppen, beispielsweise durch die Beantwortung grundlegender studentischer Anfragen, die administrative Planung und Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, das Redigieren von Lehrmaterialien sowie die Verwaltung von studentischen Prüfungsleistungen

Sie unterstützen die Vernetzungsaufgaben der Arbeitsgruppen, beispielsweise durch die administrative Planung und Organisation von Workshops und Konferenzen und durch die Betreuung von Gastwissenschaftler:innen und weiteren Gästen

Ihr Profil

abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbarer Berufsabschluss im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst mit mindestens der Gesamtnote „gut“

sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (z.B. MS-Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und sichere Nutzung des Internets

gute Kenntnisse in SAP zur Bewirtschaftung von Budget- und Drittmitteln sind wünschenswert bzw. die Bereitschaft, sich diesbezüglich zügig fortzubilden

Kenntnisse über Buchhaltung, Projekt- und Budgetplanung und -abrechnung sowie die Verwaltung von Drittmittelprojekten sind wünschenswert bzw. die Bereitschaft, sich diesbezüglich zügig fortzubilden

proaktive, selbstständige, gewissenhafte und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben

ausgeprägte Serviceorientierung

hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit sowie souveränes und freundliches Auftreten

sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich