Projektassistenz Technische Dienste (m/w/d)

Die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) ist mit jährlich über 1,2 Millionen Besucher*innen die größte und meistbesuchte Öffentliche Bibliothek Deutschlands. An unseren beiden Standorten – der Amerika-Gedenkbibliothek und der Berliner Stadtbibliothek - bieten wir ein vielfältiges Angebot an Medien, Veranstaltungen und digitalen Services. Mit etwa 350 Beschäftigten gestalten wir die Zukunft des Wissens, fördern Bildung, ermöglichen kulturelle Teilhabe und schaffen Räume für gesellschaftlichen Austausch.

Organisationseinheit: Referat Technische Dienste (TD)

Eckdaten: Entgeltgruppe E9a TV-L | Vollzeit/Teilzeit (mind. 80%) | befristet für 12 Monate

Aufgaben

Du begleitest die Einführung einer neuen CAFM-Software, organisierst Tests, pflegst Daten und unterstützt Schulungen.

Du unterstützt die TD-Leitung mit Vorlagen, Präsentationen, Auswertungen, Termin-, Fristen und Wiedervorlagemanagement sowie Recherchen.

Du steuerst als Kommunikationsschnittstelle TD-relevante Themen wie Baumaßnahmen, Wartungen, Störungen und Einschränkungen und bündelst Rückmeldungen aus dem Haus.

Du unterstützt Beschaffungen und die Dienstleistersteuerung, inklusive Angebotseinholung, Dokumentation, Fristen und Vertragsverfolgung.

Du übernimmst festgelegte Vertretungsaufgaben bei kurzfristigen Ausfällen und sicherst damit die Betriebsfähigkeit.

Profil

Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Immobilienkauffrau/ -mann oder eine vergleichbare verwaltungsnahe Ausbildung – jeweils mit einschlägiger Berufserfahrung (mindestens ein Jahr) in den Bereichen Assistenz, Projektkoordination oder Sachbearbeitung.

Darüber hinaus zeichnen Sie folgende Kompetenzen aus:

Du gehst sicher mit MS Office um, insbesondere mit Outlook und Excel für Listen, Übersichten und Terminverwaltung.

Du hast ein Grundverständnis von Verwaltungs- und Beschaffungsabläufen im öffentlichen Dienst.

Du bringst Erfahrung im Koordinieren und Nachhalten von Abläufen oder Projekten mit.

Du bist bereit, dich zügig in neue Fachsoftware einzuarbeiten und sie anderen zu erklären.

Du hast ein technisches Grundverständnis für FM-, Bau- und Dienstleisterthemen.

Du organisierst mehrere Vorgänge parallel, behältst den Überblick und priorisierst sicher.

Du trittst am Telefon und im Haus freundlich und verbindlich auf.

Benefits

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 30.08.2026. Bitte bewerben Sie sich online über das Berliner Karriereportal.

Die ZLB fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, geschlechtlicher oder sexueller Identität. Anerkannt schwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Personen mit Migrations- oder Fluchtgeschichte werden besonders ermutigt, sich zu bewerben.

Weitere Informationen über die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin erhalten Sie unter

Ansprechpartnerin: Elisabeth Feß | +49-30-90226-514 |