Assistenz der Kanzlerin (w/m/d)

Als moderne und professionelle Verwaltung schaffen wir eine optimale Lernsituation für unsere Studierenden sowie beste Bedingungen für unsere Lehrenden. Wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schreiben den SERVICEgedanken besonders groß. Wir verstehen uns als Team, das den attraktiven Hochschulstandort Detmold lebt. Wir suchen eine

Assistenz der Kanzlerin (w/m/d)

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit unbefristet zu besetzen. Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L. Eine Entwicklung der Stelle wird angestrebt.

Als Assistenz der Kanzlerin unterstützen Sie maßgeblich die Hochschul- und Verwaltungsleitung und bilden eine koordinierende und organisatorische Schnittstelle zwischen den verschiedenen Bereichen der Hochschule.

Ihre Aufgaben:

Sie entlasten die Kanzlerin eigenverantwortlich in allen organisatorischen und administrativen Belangen.

Als zentrale Ansprechperson koordinieren Sie die Kommunikation und fungieren als Schnittstelle zwischen der Kanzlerin, den Organisationseinheiten der Hochschule sowie externen Partnerinnen und Partnern.

Sie bearbeiten die Korrespondenz, koordinieren Termine und organisieren Besprechungen, Dienstreisen und Veranstaltungen.

Sie übernehmen die organisatorische Abwicklung von Sitzungen, Gremienterminen und Besprechungen, inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung. Durch eigenständige Recherchen, Analysen und die Aufbereitung von Informationen fertigen Sie Entscheidungs- und Beschlussvorlagen an und unterstützen so die Kanzlerin bei der Vorbereitung von Entscheidungen.

Sie übernehmen die analoge und digitale Aktenführung sowie das strukturierte Dokumentenmanagement und die Archivierung.

Sie verantworten die Planung, Organisation, Durchführung und Betreuung der akademischen Wahlen.

Sie wirken aktiv an der Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Organisationsabläufe des Aufgabengebietes auch durch den Einsatz von KI mit.

Bei Sonderaufgaben und Projekten, die sich aus der Arbeit der Kanzlerin ergeben, bringen Sie sich flexibel und lösungsorientiert ein.

Sie arbeiten vertrauensvoll mit der Assistenz der Rektorin zusammen und vertreten diese bei Abwesenheit.

Sie bringen mit:

Sie verfügen über eine einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung und einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung auf Sekretariats-/Assistenzebene in der Geschäftsleitung eines Unternehmens, einer Non-Profit Organisation oder einer Hochschule oder einer Behörde.

Sie arbeiten gerne und sicher mit digitalen Medien und können entsprechende Office-Programme effektiv nutzen.

Für die abwechslungsreichen Aufgaben sind Ihr ausgeprägtes Organisationstalent, Ihre strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie Ihre sehr gute soziale und kommunikative Kompetenz gefragt.

Sie haben Interesse am Arbeitsumfeld „Musikhochschule“ und Verständnis für die Belange von Künstlerinnen und Künstlern.

Bei zentralen Veranstaltungen der Hochschule sind Sie gerne vor Ort im Einsatz – in seltenen Fällen auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten.

Nicht zuletzt treten Sie souverän und gewandt auf und überzeugen durch gute Umgangsformen sowie einen diskreten Umgang mit vertraulichen Informationen.

Was erwartet Sie?

Freuen Sie sich auf eine anspruchsvolle und verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten in einem engagierten und kollegialen Arbeitsumfeld.

Bestens ausgestattete Arbeitsplätze gehören ebenso zu unserem Angebot wie ein Bewusstsein für familienfreundliche Arbeitsbedingungen mit flexiblen Arbeitszeiten, mobiler Arbeit und auch individuellen Lösungen zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf.