Assistenz (w/m/d) der Geschäftsbereichsleitung Betrieb und Verkehr

Assistenz (w/m/d) der Geschäftsbereichsleitung Betrieb und Verkehr

Standort(e) 16540 Hohen Neuendorf

Unternehmen Niederlassung Nordost

Entgeltgruppe

Fachbereich Administration & Sekretariat

Erfahrungsniveau Jede Erfahrungsstufe

Vertrag Unbefristet

Gemeinsam. Sicher. Mobil.

Die Autobahn GmbH des Bundes ist seit dem 01.01.2021 als Betreiberin einer der größten und vielfältigsten Infrastruktur für rund 13.200 Autobahnkilometer verantwortlich.

Jeder Autobahnkilometer muss am Schreibtisch finanziert, geplant und eingekauft sowie mit Personal versorgt und juristisch begleitet werden.

Als Arbeitgeberin bieten wir ein spannendes Umfeld, Raum für persönliche und berufliche Entfaltung sowie eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte. So machen wir sowohl für Privatpersonen als auch für den deutschlandweiten Warenfluss das Leben leichter und sicherer mit dem Produkt, für das wir alle arbeiten: Die Autobahn.

Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie mit uns gemeinsam die Zukunft der Autobahn!

Zur Unterstützung unseres Teams in der Abteilung Betrieb und Technik suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz (w/m/d) der Geschäftsbereichsleitung.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

Eigenständige Organisation des Geschäftsbereichsbüros einschließlich Postbearbeitung, Termin- und Kalenderführung sowie professionelle Korrespondenz

Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen, einschließlich Protokollführung und Reisekostenabrechnung

Strukturierte Koordination von Telefonanfragen und interner Kommunikation auf Leitungsebene

Sicherstellung einer effizienten Dokumentenverwaltung sowie Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken und Präsentationen

Durchführung von themenbezogenen Recherchen und Aufbereitung detaillierter Fachinformationen für die Leitung

Erstellung von Kommunikations- und Präsentationsvorlagen sowie Abstimmung mit externen Beteiligten (z. B. Kommunen, Verbänden, Bürgerdialogen)

Das sollten Sie mitbringen:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit nachweisbarer Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Leitungs- oder Geschäftsführungsebene

Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache (mindestens Niveau C1)

Nachgewiesene organisatorische Kompetenz und hohe Eigenverantwortung bei der Steuerung komplexer Abläufe

Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (insbesondere MS Office) und digitale Affinität im Bereich Dokumentenmanagement und Postbearbeitung

Diskretion, Loyalität und souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern

Fähigkeit, Informationen adressatengerecht aufzubereiten und inhaltlich sicher weiterzugeben

Das wäre wünschenswert:

Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz einer Geschäftsführung oder Bereichsleitung

Kenntnisse im öffentlichen Sektor oder in der Zusammenarbeit mit Behörden, Verbänden und politischen Gremien

Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen und professioneller Protokollführung

Weiterbildung im Bereich Projekt- oder Veranstaltungsmanagement

Zu Ihren persönlichen Stärken zählen:

Ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz

Engagierte, zuverlässige, verantwortungsbewusste, selbstständige Arbeitsweise

Freude an der Arbeit im Team

Hohe Belastbarkeit, Entscheidungsfreude und Einsatzbereitschaft

Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Entgeltgruppe: E8

Die Vergütung erfolgt gemäß der o.g. Entgeltgruppe. Die individuelle Festlegung der Entgeltstufe richtet sich nach den Vorgaben des MTV-Autobahn .