Mitarbeiterin/Mitarbeiter Bürodienst in der Führungsgruppe der Inspektion Zentrale Dienste

Mitarbeiterin/Mitarbeiter Bürodienst in der Führungsgruppe der Inspektion Zentrale Dienste

Freistaat Sachsen Sächsische Staatskanzlei

02826 Görlitz

VollzeitGörlitz

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Mitarbeiterin/Mitarbeiter Bürodienst in der Führungsgruppe der Inspektion Zentrale Dienste

Freistaat Sachsen Sächsische Staatskanzlei

Im Zuständigkeitsbereich der Polizeidirektion Görlitz ist die Stelle als

Mitarbeiterin/Mitarbeiter Bürodienst

in der Führungsgruppe der Inspektion Zentrale Dienste

zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen.

Über uns:

Die Polizeidirektion Görlitz mit ihrem Dienstsitz in Görlitz ist eine von fünf Polizeidirektionen des Freistaates Sachsen. Sie sorgt mit ihren etwa 1.500 Bediensteten für Sicherheit und Ordnung im gesamten ostsächsischen Raum.

Die Inspektion Zentrale Dienste vereint grundsätzlich verschiedene Fachbereiche. Während zum einen für die Bürger sicherheitsrelevante Informationen gegeben und schwerpunktmäßig Kinder und Jugendliche zu wesentlichen Verhaltensfragen verkehrs- und kriminalpräventiv informiert werden, steht zum anderen die einsatzmäßige Unterstützung der Polizeibeamten der anderen Dienststellen durch speziell ausgebildete und ausgerüstete Polizeieinheiten im Vordergrund.

Was Sie bei uns machen:

Verwalten der internen und externen Post sowie die dazugehörige Nachweisführung, insbesondere:

Abholen, Verbringen und Versenden von Postein- und -ausgang von und zur Registratur/Poststelle, Verteilen innerhalb der Organisationseinheit

Registrieren, Pflegen und Nachweisen von Ein- und Ausgangspost unter Verwendung des Dokumentenmanagementsystems VIS.SAX

Vergeben von Aktenzeichen sowie Verwalten von Wiedervorlagen

Sortieren, Vervielfältigen und Überprüfen von Unterlagen auf Vollständigkeit

Verwalten des elektronischen Funktionspostfachs

Beantworten und Weiterleiten allgemeiner interner und externer Anfragen

Erledigen von Schreibarbeiten sowie weiterer Korrespondenz, insbesondere:

Anfertigen von Schriftstücken nach Vorlage, Stichpunkten oder Diktat

Fertigen von Abschriften von Tonbandaufzeichnungen bzw. von digitalen Vernehmungsprotokollen

Protokollieren von Besprechungen

Erledigen allgemeiner administrativer Aufgaben, um den Dienstbetrieb zu gewährleisten, insbesondere:

Terminmanagement, Terminplanung und -überwachung beim Erstellen von Zuarbeiten, Organisation und Kontrolle der Rücksprachen

Verwalten von Schriftgut

Verwalten verschiedener Dokumente und Übersichten für die Organisation

Bearbeiten von Formularen und Pflegen von Daten

Vorbereiten von Beratungen

Beschaffen von Arbeitsmaterialien

Was Sie mitbringen müssen:

persönliche Voraussetzungen:

eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation/ Büromanagement oder ein vergleichbarer Abschluss im Berufsfeld Sekretariat und Büro

10-Finger-Tastschreiben (bitte entsprechenden Nachweis beifügen)

eine ohne Bedenken abgeschlossene Zuverlässigkeitsüberprüfung nach dem Sächsischen Gesetz zur Regelung polizeilicher Zuverlässigkeitsüberprüfungen (SächsPolZÜG)

von Vorteil sind:

Berufserfahrung im oben genannten Aufgabengebiet

Erfahrungen mit dem Dokumentenmanagementsystem VIS.SAX

fundierte Kenntnisse im Umgang mit dem PC

sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen

im Rahmen Ihrer Tätigkeit werden erwartet:

ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit

zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

hohes Maß an Pflichtbewusstsein, Genauigkeit und Belastbarkeit

Organisationsgeschick und Durchsetzungsvermögen

Bereitschaft zur Teilnahme an fachspezifischen Fortbildungen