Sachbearbeiter*in Verwaltung (m/w/d) (Vollzeit 39 Stunden/Woche)

Die Stiftung Deutsche Kinemathek – Museum für Film und Fernsehen ist eine der führenden Einrichtungen Europas, die sich der Bewahrung und Vermittlung des audiovisuellen Erbes widmet. In ihrem neuen, temporären Zwischenquartier im E-Werk in Berlin-Mitte lädt sie bis zur Eröffnung eines neuen Filmhauses zu vielfältigen Begegnungen mit Film und Fernsehen ein. Sie zeigt dort experimentelle Ausstellungen, kuratierte Filmreihen, Produktionen aus dem Fernseharchiv sowie das Festival Film Restored. Ein breites Publikum erreicht die Kinemathek durch ein abwechslungsreiches Bildungs- und Veranstaltungsprogramm – sowie mit der Retrospektive und den Berlinale Classics, die sie im Rahmen der Internationalen Filmfestspiele Berlin ausrichtet. Archive und Fachbibliothek machen die Kinemathek zu einem wichtigen Ort für Wissenschaft und Forschung.

Wir suchen möglichst zum 1.9.2026 zunächst befristet für zwei Jahre (Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist vorgesehen) eine*n

Sachbearbeiter*in Verwaltung (m/w/d) (Vollzeit 39 Stunden/Woche)

Aufgaben

Bearbeitung von allgemeinen Verwaltungs- und Organisationsarbeiten wie z.B.

Einkauf und Verwaltung von Büro-, Verbrauchsmaterial und Ausstattung

Beschaffungswesen und Verantwortlichkeit für das Kaufhaus des Bundes

Unterstützung bei Digitalisierung sowie Prozessoptimierung und -dokumentation

Gestaltung, Erstellen und Aktualisierung von Formularen

Kostenberechnungen, Erstellen und Auswertung von Statistiken und Berichten

Pflege von Bestandsverzeichnissen und Datenbanken (CRM-Verwaltung)

Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen

Pflege und Verwaltung von Akten sowie Datenbeständen

Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen

Im Personalbereich z.B.

Personalbetreuung: Onboarding/Offboarding

Bewerber*innenmanagement: Stellenausschreibungen, Bearbeitung von Bewerbungen, Vorbereitungsarbeiten für den Auswahlprozess

Prüfung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen

Reisekostenabrechnungen

Bearbeitung von Fortbildungs- und Bildungszeitanträgen

Zeitwirtschaft und Fehlzeitenverwaltung

Voraussetzungen

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikationen

Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich

Sicherer Umgang mit MS-Office und der Bürokommunikationstechnik

Sehr gute Deutschkenntnisse

Kenntnisse des AGG sowie Interesse an oder Erfahrung mit diskriminierungssensiblen Einstellungsverfahren

Kenntnisse im Verwaltungsbereich und Erfahrungen im Personalbereich sind von Vorteil

Sorgfältige, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise

Organisations- und Teamfähigkeit Kommunikationsstärke und serviceorientiertes, souveränes sowie verbindliches Auftreten

Wir bieten

Eine Vergütung E 7 TVöD bei Vorliegen der formalen Voraussetzungen

Interessante und abwechslungsreiche Aufgaben, die auch für Berufs-, Wieder- und Quereinsteiger*innen geeignet sind

Fundierte Einarbeitung

Einen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Berlin

Ein engagiertes Team, das auch abteilungsübergreifend in Projektteams zusammenarbeitet

Vereinbarkeit von Beruf und Privatem durch zeitlich flexibles und mobiles Arbeiten

Ein teamorientiertes, familienfreundliches und diverses Arbeitsumfeld in einer aufgeschlossenen wie modernen vom BKM geförderten Kulturinstitution

30 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche sowie zusätzliche freie Tage am 24. und 31. Dezember

Zuschuss zum BVG-Firmenticket

Die Deutsche Kinemathek gewährleistet die Gleichstellung von Frauen und Männern nach Maßgabe des Bundesgleichstellungsgesetzes. Wir verstehen uns als werteorientierte Institution, als Reflexionsort für historische und aktuelle gesellschaftliche Entwicklungen. Wir schätzen Vielfalt und empfinden unterschiedliche Biografien und Lebensentwürfe als Bereicherung. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von allen Menschen mit passenden Einstellungsvoraussetzungen. BIPoC, LGTBQI* und Menschen mit Diskriminierungs- und Marginalisierungserfahrung möchten wir besonders zu einer Bewerbung ermutigen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt.