Büromanagerin / Büromanager bzw. Teamassistenz (w/m/d) im Leitungsstab

Büromanagerin / Büromanager bzw. Teamassistenz (w/m/d) im Leitungsstab

Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) Bonn

Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisenmanagement in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisenmanagements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektorübergreifenden Partnerinnen und Partnern. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser interdisziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet

eine Büromanagerin / einen Büromanager bzw. Teamassistenz (w/m/d) im Leitungsstab

Entgeltgruppe 7 TVöD (Bund) am Dienstort Bonn.

Aufgaben

Vertretung im Vorzimmer – Sie unterstützen die Sekretariate der Präsidentin und des Vizepräsidenten des BBK und übernehmen Vertretungen.

Büromanagement – Sie übernehmen für das Team des Leitungsstabs Aufgaben im Terminmanagement und in der Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenz. Sie sind Ansprechperson für den Leitungsstab nach innen und außen, organisieren Besprechungen und Workshops (online sowie offline) und dokumentieren Ergebnisse. Sie planen, koordinieren und buchen ausgewählte Dienstreisen und Tagungen.

Qualitätssicherung – Sie prüfen diverse Korrespondenz und Produkte der Kolleginnen und Kollegen des Leitungsstabs und weisen auf Korrekturbedarf hin.

Profil

Sie verfügen über eine einschlägige dreijährige kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung, z. B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Kauffrau/‑mann für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellten, oder verfügen als Beamtin/Beamter über die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst des Bundes.

Sie haben bereits berufliche Erfahrungen in der allgemeinen Büroorganisation sammeln können.

Sie verfügen über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (Deutsch C2 gem. GER) und treten im Umgang mit unterschiedlichsten Interessengruppen stets diplomatisch und souverän auf.

Sehr gute Kenntnisse in allen Microsoft-Office-Programmen setzen wir voraus.

Sie zeichnen sich zudem durch Serviceorientierung, Teamfähigkeit, Organisationsgeschick, Diskretion, Flexibilität sowie Belastbarkeit aus und übernehmen gerne Verantwortung für Ihren Aufgabenbereich.

Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.

Wir bieten

Bewerbung von Beamtinnen und Beamten – Sollten Sie sich in einem Beamtenverhältnis befinden, übernehmen wir Sie – bei Vorliegen der Laufbahnvoraussetzungen für eine Verbeamtung im Bundesdienst – bis zur Besoldungsgruppe A 7 statusgleich im Wege einer Abordnung mit dem Ziel der Versetzung.

Verbeamtung – Wir bieten bei Vorliegen der individuellen Voraussetzungen die Übernahme in ein Beamtenverhältnis an.

Weiterbildung – Selbstverständlich fördern wir Sie durch gezielte persönliche und fachliche Weiterbildung.

Flexible Arbeitszeit/Teilzeit/ortsunabhängiges Arbeiten – Sie gestalten Ihre Arbeitszeit im Rahmen unserer Regelungen und in Absprache mit Ihrem Team individuell und haben zudem die Möglichkeit, Ihre Aufgaben teilweise auch ortsunabhängig zu erfüllen. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen ein an Ihre Bedürfnisse angepasstes Teilzeitmodell.

Gesundheitsmanagement – Wir fördern Initiativen für Ihre Gesundheit wie das Wellhub-Firmenfitness und Betriebssportgruppen. Für die Vereinbarkeit von Beruf und Pflege steht Ihnen zudem ein qualifizierter Pflege-Guide zur Verfügung und in herausfordernden Lebensphasen können Sie unser Angebot der sozialen Beratung wahrnehmen.