Office & Administrative Specialist

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Was machen wir ? 🏠

Electra ist 2021 aus der Idee heraus erstanden, die Verschmutzung und Lärmbelästigung in Städten zu reduzieren. Unser Beitrag ist die Verlagerung auf Elektromobilität, in dem wir das Problem von mangelnder Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge lösen.

Electra arbeitet ständig an Innovationen, um das Aufladen von Elektrofahrzeugen mit einem Netz von Schnellladestationen (Ladedauer 15 bis maximal 30 Minuten) und einer maximal vereinfachten Benutzererfahrung zu erleichtern. Mit Sitz in Paris, Lyon, Brüssel, Mailand, Zürich, Wien, Madrid und München wollen die Teams von Electra bis 2030 ein Netz von 15.000 Ladepunkten errichten und sind stolz darauf, an der Energiewende in Deutschland und Europa mitzuwirken. Für Städte ohne Lärm und Umweltverschmutzung!

In 5 Jahren haben wir :

Mehr als 700 Ladehubs europaweit aufgestellt

Büros in 10 Länder eröffnet

Ein Team von mehr als 280 talentierten Mitarbeitenden zusammengebracht... und das ist erst der Anfang.

Deine Aufgaben

Gebäudemanagement & Bürobetrieb

Sorge dafür, dass der Büroalltag reibungslos läuft: Verbrauchsmaterialien, Sauberkeit, Raumaufteilung, Schlüssel, Ausweise und Bestellungen und Lieferungen

Pflege der Beziehungen zu externen Dienstleistern, darunter Reinigungs-, Wartungs- und Catering-Unternehmen sowie Lieferanten, und Übernahme der Erstverantwortung bei technischen Problemen (Heizung, Sanitär, IT-Einrichtung usw.)

Verwalte die Mietverträge und die Beziehung zu unseren Vermietern, koordiniere die Zusammenarbeit mit Technikern vor Ort und verfolge alle Vorfälle bis zu ihrer Lösung

Beschaffung und Kauf von Möbeln und Ausrüstung nach Bedarf sowie Führung eines zentralen Bestandsverzeichnisses

Budget & Verwaltung

Überwachung des Bürobudgets, Prüfung von Ausgaben und Bearbeitung von Rechnungen in Abstimmung mit dem Finanzteam

Verhandlungen und Überwachung von Lieferantenverträgen, um ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und zuverlässigen Service sicherzustellen

Sorge für übersichtliche und gut dokumentierte Verwaltungsprozesse, einschließlich der Einrichtung gemeinsamer Tools, Checklisten und Referenzdokumente für das Team

Unterstützung bei Coworking und verteilten Teams

Unterstützung von Teammitgliedern außerhalb Münchens bei der Suche, Einrichtung und Verwaltung von Coworking-Räumen

Verwalte Coworking-Mitgliedschaften und -Vereinbarungen, überwache die Ausgaben und fungiere als Ansprechpartner für die Logistik im Zusammenhang mit Remote-Arbeit

Onboarding und Teamerfahrung

Bereite Willkommenspakete vor und koordiniere die praktischen Aspekte des Onboardings für neue Mitarbeiter, einschließlich der Einrichtung des Arbeitsplatzes und der Logistik am ersten Arbeitstag

Sei ein freundlicher, zuverlässiger erster Ansprechpartner für neue Mitarbeiter und Besucher

Organisiere interne Teamveranstaltungen, von der Planung und Koordination mit Dienstleistern bis hin zur Budgetverwaltung und der Logistik am Veranstaltungstag

Kümmere dich um die Terminplanung für Besprechungsräume, die Vorbereitung von Besprechungen vor Ort und die interne Kommunikation mit anderen Electra-Niederlassungen

Was wir suchen

Erfahrung

2 bis 4 Jahre Erfahrung im Bereich Büromanagement, Facility-Koordination oder in einer administrativen Funktion, idealerweise in einem wachsenden Unternehmen

Sicherer Umgang mit einem breiten, abwechslungsreichen Aufgabenbereich und der Wechsel zwischen strategischen Aufgaben (Verhandlungen mit Lieferanten, Budgetüberwachung) und praktischen Tätigkeiten (Nachfüllen von Verbrauchsmaterialien, Empfang von Besuchern)