Vorzimmerkraft (w/m/d) Referat Direktorin - E9a TV-H

Vorzimmerkraft (w/m/d) Referat Direktorin - E9a TV-H

Hessische Landeszentrale für politische Bildung

Über uns

Das Land Hessen ist der größte Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes in Hessen. Das Land Hessen ist ein Arbeitgeber, der mehr als Arbeit bietet. Wir sind eine bürgernahe und wirtschaftlich arbeitende Verwaltung. Dabei sind wir uns unserer besonderen gesellschaftlichen und sozialpolitischen Verantwortung bewusst. Zudem schätzen wir die große Vielfalt unserer Beschäftigten und möchten Rahmenbedingungen schaffen, die den Einsatz der vielfältigen Eigenschaften ihrer Beschäftigten und deren Lebensumständen zum Vorteil des einzelnen, aber auch zum Vorteil der gesamten Landesverwaltung und damit letztlich auch der hessischen Bürgerinnen und Bürger ermöglichen. Wir bekennen uns zur interkulturellen Öffnung der Verwaltung und wollen unser Personal, unsere Dienstleistungen und Strukturen an die Vielfalt der Gesellschaft anpassen. Das haben wir auch durch den Beitritt des Landes zur Charta der Vielfalt im Jahre 2011 kundgetan, womit wir uns insbesondere für eine durch Fairness und Wertschätzung geprägte Organisationskultur einsetzen.

Die Hessische Landeszentrale für politische Bildung (HLZ) ist eine Einrichtung des Landes Hessen und unmittelbar dem Hessischen Ministerpräsidenten zugeordnet. Als einzige hessische Einrichtung führt sie politische Bildungsarbeiten im öffentlichen Auftrag durch.

In der Hessischen Landeszentrale für politische Bildung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle in Vollzeit als

Vorzimmerkraft (w/m/d) in der Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst des Landes Hessen (TV-H)

zu besetzen.

Die Stelle ist dem Referat Direktorin „Grundsatzfragen / Gremienarbeit / Orte der Demokratiegeschichte / Ländlicher Raum / Landeskunde Hessen“ zugeordnet.

Ihre Aufgaben

• Koordination, Planung, Änderung und Überwachung aller Termine der Direktorin – intern und extern,

• Empfang und Betreuung von Besuchern,

• Planung und Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen,

• Entgegennahme, Protokollierung und Vermittlung von Telefonaten der Direktorin,

• Erstellung von Protokollen in Sitzungen und anschließende Dokumentation und Ausfertigung der Protokolle,

• Bearbeitung der HLZ-Post und E-Mails im Auftrag der Direktorin sowie

• Koordination, Überwachung und Erstellung der HLZ-Jahresplanungen und -berichte.

• Bearbeitung der Zuwendungen im Rahmen der Fahrtenförderungen (SAP/GRANTOR), insbesondere Antragsprüfung, Bescheiderstellung, Vorbereitung der Mittelfreigabe und Verwendungsnachweisprüfung auf Basis der geltenden Gesetze und Bestimmungen,

• allgemeine Organisations- und Verwaltungstätigkeiten (z. B. Schriftverkehr, Organisation der Ablage, Erhebung und Führung von Statistiken, Erstellung von Berichten, (Mit-)Bearbeitung von internen und externen Anfragen),

• Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen (inkl. Erstellung von entsprechenden Verträgen, Hotelbuchungen, Funktion als Ansprechperson für organisatorische Rückfragen) sowie

• Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften, inkl. Prüfen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und der Haushaltsüberwachung.

Änderungen im Aufgabengebiet bleiben vorbehalten.

Unsere Anforderungen

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich der öffentlichen Verwaltung (Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter oder Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation oder Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement gegebenenfalls eine abgeschlossene Weiterbildung zur Verwaltungsfachwirtin / zum Verwaltungsfachwirt),