Backoffice Manager/-in (m/w/d) Veranstaltungen und Messen

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Gegründet: 1915 (CompanyFounded)

Mitarbeiteranzahl: 1.001 bis 5.000 (CompanyEmployee)

Branche: Regierung & öffentliche Verwaltung (CompanyIndustry)

Stellenbeschreibung

Gehalt

48.000 € – 52.300 € pro Jahr

Anstellungsart

Teilzeit

Schichten und Arbeitszeiten

Gleitzeit

Arbeitsort

Hamburg

Leistungen

Aus der vollständigen Stellenbeschreibung

Gleitzeit

Zusätzliche Urlaubstage

Betriebliche Altersvorsorge

Homeoffice-Möglichkeit

Flexible Arbeitszeiten

Vollständige Stellenbeschreibung

Interne Funktionsbezeichnung: Backoffice Manager/-in (m/w/d) Veranstaltungen und Messen

Ihre Aufgaben

Als Backoffice-Manager/-in (m/w/d) für Veranstaltungen und Messen arbeiten Sie vorrangig im administrativen Bereich und sind für die Abwicklung von internen Prozessen zuständig und unterstützen uns bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Messen.

Sie steuern und koordinieren die verantwortlichen Dienstleistungsunternehmen, welche die Materialen für Messen und Veranstaltungen vor Ort bereitstellen

Anhand von festgelegten Kennzahlen erstellen Sie regelmäßig einen Controlling -Bericht zur Steuerung des Sachgebiets

Sie unterstützen die Kolleginnen und Kollegen im Front-Office bei der Organisation von Veranstaltungen und Messen durch die Einholung von verschiedensten Angeboten (z.B. Catering, Technik) und wickeln die Rechnungen ab

Weiter unterstützen Sie die Kolleginnen und Kollegen aus dem Front-Office durch die Erstellung von Feedbackbögen, die Hotelplanung sowie die Erstellung von Unterlagen für Teilnehmende

Sie entwickeln Idee für kreative Giveaways, passend zur jeweiligen Veranstaltung und kaufen diese ein

Für unsere dezentralen Standorte legen Sie in unserer Managementsoftware Veranstaltungen an und steuern die Kommunikation mit den Teilnehmenden

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum:

Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) Büromanagement oder

Groß- und Außenhandelskauffrau/Außenhandelskaufmann (m/w/d) oder

Veranstaltungskauffrau/Veranstaltungskaufmann (m/w/d) oder

Eventmanager/Eventmanagerin (m/w/d)

und

Mehrjährige Erfahrung in der Organisation und Koordination von bürowirtschaftlichen Abläufen

Mehrjährige Erfahrung in der Steuerung von kaufmännischen Vorgängen wie z.B. Rechnungen, der Auftragssteuerung und von Beschaffungsvorgängen, idealerweise mit Vergaben im öffentlichen Dienst

Fundierte Kenntnisse in der Nutzung der Programme Excel, PowerPoint und Word sowie eine Affinität für neue Programme (z.B. zur Dokumentation oder Datenauswertung)

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveaustufe C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen)

Kenntnisse im Entwerfen von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen sind von Vorteil, aber keine Bedingung

Wir bieten

Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in einem Unternehmen, das Familienfreundlichkeit lebt

Ein interessantes, vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet

Eine Vergütung nach Entgeltgruppe E 9a BG-AT inklusive 13. Monatsgehalt. Die aktuelle Entgelttabelle finden Sie hier.

Die im öffentlichen Dienst üblichen sozialen Leistungen (z. B.: flexible Arbeitszeiten; betriebliche Altersvorsorge)

Gleitzeit, Teilzeit oder Homeoffice: Flexibles Arbeiten ist in vielen Varianten bei uns möglich. Eine individuelle Einarbeitung vor Ort ist uns ebenso wichtig wie der regelmäßige persönliche Kontakt im Büro, deshalb bieten wir keine ausschließliche Remote Tätigkeit an.

30 Urlaubstage + 2 freie Tage (24.12. und 31.12.) + bis zu 5 zusätzliche Urlaubstage durch Umwandlung von Teilen des 13. Monatsgehalts