Verwaltungsangestellte*r für das Sekretariat der Hauptabteilungsleitung des Zentralen Gebäudemanagements (m/w/d)

Link: (CompanyWebsite)

Gegründet: 1946 (CompanyFounded)

Branche: Kommunalbehörden (CompanyIndustry)

Stellenbeschreibung

Anstellungsart

Vollzeit

Arbeitsort

Donaustraße 5, 89073 Ulm

Leistungen

Aus der vollständigen Stellenbeschreibung

Weiterbildungsprogramme

Flexible Arbeitszeiten

Kostenfreies oder vergünstigtes Deutschland-Ticket

Vollständige Stellenbeschreibung

Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit.

Wir suchen bei der Hauptabteilung Zentrales Gebäudemanagement zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in als

Verwaltungsangestellte*r für das Sekretariat der Hauptabteilungsleitung des Zentralen Gebäudemanagements (m/w/d)

Vollzeit, unbefristet

Die Hauptabteilung Zentrales Gebäudemanagement sorgt für den wirtschaftlichen Betrieb, die Instandhaltung und die Weiterentwicklung der städtischen Gebäude. Sie schafft damit die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf zahlreicher kommunaler Dienstleistungen.

Die Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 8 TVöD.

Ihre Aufgaben:

Sekretariats- und Assistenzaufgaben der Hauptabteilungsleitung sowie eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz und Anfragen

Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und internen Veranstaltungen inklusive Aufbereitung von Unterlagen

Organisation und Koordination von Wettbewerben sowie mehrstufigen Suchverfahren im Bereich Haustechnik sowie Meetings, Besprechungen, Inhouse-Veranstaltungen und Catering

Unterstützung der Hauptabteilungsleitung in organisatorischen Themen, insbesondere bei Dienstreisen, Fortbildungen, Terminplanung und Reisekostenabrechnungen

Koordination von Fortbildungs-, Unterweisungs- und Pflichtschulungsterminen für die Mitarbeitenden der Hauptabteilung

Organisation besonderer Anlässe wie Jubiläen, Verabschiedungen, Trauerfälle und Teamveranstaltungen

Ansprechperson für organisatorische Fragen des Datenschutzes innerhalb der Hauptabteilung sowie Übernahme allgemeiner Assistenz-, Koordinations- und Verwaltungsaufgaben

Ihr Profil:

abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische oder verwaltungsbezogene Qualifikation

idealerweise Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, vorzugsweise im öffentlichen Dienst

sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen

ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit

freundliches und serviceorientiertes Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpersonen

Kommunikationsstärke sowie Teamfähigkeit

Bereitschaft, sich in vielfältige organisatorische Themen einzuarbeiten und diese aktiv mitzugestalten

Wir bieten:

eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit

ein vielseitiges Aufgabenfeld mit hoher Eigenverantwortung

ein kollegiales und engagiertes Team

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten

attraktive freiwillige Leistungen wie ein vergünstigtes Deutschlandticket sowie weitere städtische Angebote (z. B. Mittagstisch und vergünstigte Eintritte in städtische Einrichtungen)

Fragen beantwortet Ihnen gerne:

zu Stelleninhalten Hauptabteilungsleiterin Frau Jeremic, und zu personalrechtlichen Themen Herr Hitzler, Abteilungsleiter kfm. Verwaltung und Hausservice, .

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 09.06.2026 statt.