Sachbearbeitung für Verwaltungsangelegenheiten (m/w/d)

Die Stadtverwaltung Castrop-Rauxel ist eine moderne Dienstleisterin mit über 1300 Mitarbeitenden, die auf sehr vielfältigen Arbeitsplätzen ein gemeinwohlorientiertes, sinnstiftendes und flexibles Arbeiten ermöglicht. Als große Arbeitgeberin bietet sie spannende Einsatz- und Spezialisierungsmöglichkeiten für Nachwuchs-, Fach- und Führungskräfte, die etwas bewegen wollen.

Zum nächstmöglichen Eintritt suchen wir Sie als

Sachbearbeitung für Verwaltungsangelegenheiten (m/w/d)

Vergütung EG 6 TVöD

in unserem Berufsbildungszentrum.

Das Berufsbildungszentrum (BBZ) der Volkshochschule Castrop-Rauxel ist ein Lern- und Entwicklungsort für Jugendliche und junge Erwachsene, die Unterstützung auf ihrem Bildungsweg benötigen. Wir begleiten junge Menschen beim Nachholen von Schulabschlüssen, beim Einstieg in Ausbildung und Beruf sowie bei der Entwicklung persönlicher Perspektiven. Unsere Arbeit verbindet Unterricht, sozialpädagogische Begleitung und praxisnahe Werkstattangebote. Dabei arbeiten wir eng mit Schulen, Jugendhilfe, Jobcenter und lokalen Partnern zusammen. Ziel unserer Arbeit ist es, Teilhabe zu stärken, individuelle Potenziale zu fördern und tragfähige Bildungswege zu eröffnen.

Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit 19,5 Wochenstunden. Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet; eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.

Ihre Aufgaben:

- Pflege und Verwaltung der Daten der Teilnehmenden, Akten und Anwesenheitslisten inkl. Vollständigkeitsprüfung

- Erstellung und Versand von Bescheinigungen, Zeugnissen, Zertifikaten und weiteren Unterlagen an interne und externe Stellen

- Organisation des Kursmanagements (Einladungen, Abmeldungen) sowie Bearbeitung von Fehlzeiten und Entschuldigungen

- Erstellung von Verträgen und Mitteilungen (z. B. für Behörden) sowie Abwicklung administrativer Aufgaben inkl. Auszahlung von Motivationsgeldern

- Organisation der Kurs- und Dozentenprozesse inkl. Honorarabrechnung, Lehraufträgen, Stundenplanung, Fristenkontrolle und Prüfung der Unterlagen

- Umsetzung des Förder-, Statistik- und Meldungswesens inkl. Datenpflege, Auswertungen, Berichten und Unterstützung bei Förderprogrammen

- Organisation und Koordination allgemeiner Verwaltungsabläufe inkl. Kassenführung, Postbearbeitung, Fristenkontrolle, Ablage und Ansprechfunktion für Teilnehmende und Dozent*innen

Ihre Voraussetzungen:

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I, eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement - Fachrichtung Kommunalverwaltung oder eine vergleichbare verwaltungsnahe kaufmännische Ausbildung.

Darüber hinaus wünschen wir uns:

- ein sehr freundliches, aufgeschlossenes und zugleich verbindliches Auftreten sowie eine ausgeprägte Kundenorientierung

- ein hohes Maß an Teamfähigkeit

- sehr gute kommunikative Fähigkeiten, Konfliktfähigkeit und Durchsetzungsvermögen

- eine sehr strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes organisatorisches Geschick

- ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft

- sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Wir bieten Ihnen:

- einen interessanten, abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit guten Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem kollegialen Umfeld

- flexible Arbeitszeitmodelle zur Steigerung der Work-Life-Balance

- Möglichkeiten zur Mobilen Arbeit

- Angebote zur betrieblichen Gesundheitsförderung (z.B. Betriebssportangebote und Gesundheitstage)

- Unterstützung bei der Nutzung nachhaltiger Mobilität

- vielfältige Rabatte durch Corporate Benefits