Wir suchen Verstärkung: Mitarbeiter/in (w/m/d) für das Verwaltungssekretariat des Amtes für Teilhabe und Soziales

Wir suchen Verstärkung: Mitarbeiter/in (w/m/d) für das Verwaltungssekretariat des Amtes für Teilhabe und Soziales

Die Stelle auf einen Blick

Amt:

Amt für Teilhabe und Soziales

Funktion:

Mitarbeiter/in (w/m/d) für das Verwaltungssekretariat der Amtsleitung

Entgeltgruppe:

EG 6 TVöD (übertariflich für die Dauer des Einsatzes)

Wochenarbeitszeit:

Vollzeit, wobei die Stelle grundsätzlich teilzeitgeeignet ist

Termin der Einstellung:

1. Juli 2026

Beschäftigungsdauer:

unbefristet

Ende der Bewerbungsfrist:

17. Mai 2026

Das Aufgabengebiet

Das Amt für Teilhabe und Soziales unterstützt hilfebedürftige Menschen bei der Sicherung der Existenzgrundlage und gewährt Hilfe in besonderen Lebenslagen. Es besteht aus den Fachdiensten Zentrale Dienste; Pflege, Wohnen und Soziale Beratung; Eingliederungshilfe und Soziale Hilfen sowie der Stabstelle Strategische Sozialplanung.

Das Verwaltungssekretariat arbeitet eng mit der Amtsleitung zusammen und ist am Pferdemarkt 14 zu finden.

Deine Aufgaben

Postverteilung für das Amt für Teilhabe und Soziales

Vorbereitung der analogen Post vor der Weitergabe für den rechtssicheren Scan

Verteilung analoger Post in Postfächer der Mitarbeitenden und Führungskräfte

Verteilung digitaler Post über das Dokumentenmanagementsystem an Mitarbeitende und Führungskräfte

Verteilung der E-Mails aus dem Funktionspostfach des Amtes und des Behördenpostfachs sowie Versenden von Gerichtspost aus dem Behördenpostfach

Koordinationstätigkeiten für die Amtsleitung

Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge

Termin- und Wiedervorlagenverwaltung der Amtsleitung

Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit der Amtsleitung

Entgegennahme und Weiterleitung interner und externer Anrufe

Interne und externe Korrespondenz

Unterstützung bei der Koordination von Veranstaltungen und Besprechungen

Dein Profil

Formale Voraussetzungen

Abschluss als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit mindestens dreijähriger Ausbildungsdauer

Fachliche /// Persönliche /// Soziale Kompetenzen

gute Kommunikationsfähigkeit

selbständiges Arbeiten

freundliches und verbindliches Auftreten

vertiefte EDV- und sichere Rechtschreibkenntnisse

guter Überblick über das Amt für Teilhabe und Soziales und seine Aufgaben

Aufgeschlossenheit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft

Belastbarkeit und Zuverlässigkeit

Unser Angebot

eine qualifizierte Einarbeitung

abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und interessante Tätigkeit

sichere Bezahlung und krisenfester Arbeitsplatz

Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben

flexible Arbeitszeiten und -formen

sechs Wochen Urlaub im Jahr

Betreuung für Kinder von Mitarbeitenden bis drei Jahre bei unseren Stadtzwergen

Jahressonderzahlung sowie betriebliche Altersvorsorge

leistungsorientierte Bezahlung

persönliche und fachliche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Firmenfitness in Zusammenarbeit mit dem Anbieter Hansefit

Zuschuss zum Deutschland- oder Jobticket

Corporate Benefits - Finanzielle Vorteile durch Rabatte für Mitarbeitende

Rad-Leasing

Wir haben noch mehr zu bieten! Erfahre mehr über unsere Benefits » .

Hast du Fragen?

Auskünfte zum Aufgabengebiet erteilt gern Meike Dikosso, Leiterin des Amtes für Teilhabe und Soziales, .

Fragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet Heike Reinders, Fachdienst Personal und Organisation, .

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am Freitag, 29. Mai 2026, statt.

Wir verstehen Diversität als Bereicherung und haben uns mit der Unterzeichnung der Charta der Vielfalt ausdrücklich dazu bekannt. Wir leben eine offene und tolerante Unternehmenskultur, in der alle Beschäftigten die gleiche Wertschätzung und Förderung erfahren und wünschen uns Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die dazu beitragen.