eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter (m/w/d) für das Sekretariat der Amtsleitung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unser Amt für Kinder und Jugend

eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter (m/w/d) für das Sekretariat der Amtsleitung

Die Stelle ist in Teilzeit mit einem Stundenumfang von 19,5 Stunden zu besetzen.

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

- Sekretariatstätigkeiten für die Amtsleitung,

- administrative Büroarbeiten für das gesamte Amt für Kinder und Jugend,

- Führung des Sekretariatstelefons,

- vertrauliche Behandlung von Personal- und Sozialangelegenheiten,

- Ablage- und Aktenführung sowie Archivierung,

- Terminvereinbarungen mit externen und internen Kooperationspartnern, Mitarbeitenden sowie Bürgerinnen und Bürgern,

- Zuarbeit für die Amtsleitung, z. B. Verfassen von Rundmails, Erstellen von Zusammenfassungen und Recherchen,

- Entgegennahme sensibler Meldungen zu möglichen Kindeswohlgefährdungen, Ersteinschätzung der Dringlichkeit sowie dokumentationssichere Weiterleitung an die zuständige Sachbearbeitung,

- zentraler Telefondienst, Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Telefonate sowie Dokumentation,

- zentrale Bearbeitung des Postein- und -ausganges für alle Abteilungen des Amtes für Kinder und Jugend,

- Zuordnung und Bearbeitung digitaler Posteingänge,

- Funktion als zentrale Anlaufstelle für alle Beschäftigten des Amtes in organisatorischen und

genheiten,

- Bearbeitung allgemeiner Verwaltungsaufgaben,

- Unterstützung und Vertretung der persönlichen Assistenz des Beigeordneten (Dezernat III).

administrativen Angele-

Eine Ergänzung der Aufgaben behalten wir uns vor.

Anforderungsprofil:

- abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Angestelltenlehrgang I oder vergleichbare kaufmännischverwaltende Berufe im Bürobereich,

- fundierte Kenntnisse in allgemeinen Verwaltungsabläufen, insbesondere im kommunalen Bereich,

- sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) sowie Beherrschung des E-Mail- und Kalendermanagements für Führungskräfte,

- Anwenderkenntnisse in den fachbezogenen Programmen, insbesondere More!rubin und PROSOZ, oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen,

- sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (fehlerfreie Rechtschreibung, stilsichere Formulierungen, Protokollerstellung),

- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern, Kooperationspartnern und Mitarbeitenden,

- sicheres und professionelles Auftreten im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern in konfliktbehafteten Situationen,

- hohe Fähigkeit zur Empathie, insbesondere im Kontext von Kinder- und Jugendhilfe,

- Fähigkeit zur selbstständigen Priorisierung und Koordination einer Vielzahl parallellaufender Aufgaben sowie Belastbarkeit in arbeitsintensiven Phasen.

Wir bieten Ihnen:

- einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz,

- eigenverantwortliches Arbeiten,

- Möglichkeit zur Inanspruchnahme von Telearbeit und flexible

- Vereinbarkeit von Beruf und Familie,

- Standortsicherheit im Stadtgebiet Bad Kreuznach,

Arbeitszeiten im Gleitzeitrahmen,

- eine große Bandbreite an fachlichen und persönlichen Fort- und Weiterbildungen,

- betriebliche Altersvorsorge (ZVK) für Beschäftigte,

- Möglichkeit der Nutzung des vergünstigten Deutschlandtickets,

- verlässliche Regelungen für den öffentlichen Dienst,

- Mitarbeiterangebote mit Sonderkonditionen namhafter Hersteller und Marken,

- Angebote im Bereich des Gesundheitsmanagements.

Auf das Arbeitsverhältnis finden die Regelungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) Anwendung. Die Eingruppierung erfolgt abhängig von der Berufsausbildung maximal nach Entgeltgruppe 6 TVöD. Wir weisen darauf hin, dass nur ein Beschäftigungsverhältnis nach den Bestimmungen des TVöD abgeschlossen werden kann.