Mitarbeiter*in Zentrale Dienste im Rathaus im Stühlinger - fachliche Clusterleitung

Mitarbeiter*in Zentrale Dienste im Rathaus im Stühlinger - fachliche Clusterleitung

Stadt Freiburg im Breisgau

Berufserfahrung

Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung

Voll/Teilzeit

Publizierung bis: 26.04.2026

Wir lieben Freiburg. Wir leben Vielfalt. Auch als Arbeitgeberin. Deshalb freuen wir uns auf Bewerbungen aller, die für ihr Thema brennen und unsere Stadt weiterbringen wollen. Alle Menschen mit unterschiedlicher Herkunft, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, Behinderung, Alter, Hautfarbe, Religion oder sexueller Orientierung sind bei uns willkommen.

Die Stadt Freiburg sucht Dich für das Haupt- und Personalamt als

Mitarbeiter*in Zentrale Dienste

im Rathaus im Stühlinger - fachliche Clusterleitung

Die Zentralen Dienste im Rathaus im Stühlinger bestehen aus der Zentralen Poststelle für die gesamte bei der Stadt Freiburg eingehende und ausgehende Post, der Scan-Stelle für in Papierform eingehende Post und Rechnungen sowie der Registratur für den Papier-Aktenbestand.

Deine Aufgaben

Als Teil des Registratur-Teams der Zentralen Dienste im Rathaus im Stühlinger übernimmst Du eine Clusterleitung, bei der bestimmte Ämter betreut werden: Du kümmerst Dich um die fachliche Anleitung und Unterstützung der Kolleg*innen und entscheidest in Abstimmung mit der Sachgebietsleitung klärungsbedürftige Sachverhalte bei der Aktenverwaltung, Sortierung der Eingangspost und Bearbeitung der Scan-Post. Die Aktenpläne der zu betreuenden Ämter schreibst Du bei Bedarf selbständig fort und achtest auf die Qualitätssicherung. Bei Abwesenheit der Sachgebietsleitung übernimmst Du für laufende operative Themen die Vertretung.

Du öffnest für die zugewiesenen Ämter die Post, sortierst sie und kümmerst Dich um unklare Posteingänge und Irrläufer. Du verteilst die Post regelmäßig an die Mitarbeitenden im Rathaus im Stühlinger und sorgst dafür, dass auf den Etagen immer ausreichend Papier und Büroartikel vorhanden sind.

Im Rahmen des Digitalisierungsprozesses der Stadtverwaltung bereitest Du Schriftgut für den Scan-Prozess vor und scannst Eingangspost sowie Rechnungen.

Du kümmerst dich um alle Papierakten der zu betreuenden Dienststellen, ordnest Schriftgut zu und bearbeitest Aktenanforderungen und -rückgaben. Du nutzt die Aktenverwaltungssoftware (AVS) und hast so jederzeit im Blick, welche Akten im Bestand sind, wo sich welche Akte gerade befindet und wann Akten ausgesondert werden können.

Das bringst Du mit

Du verfügst über eine der folgenden Qualifikationen:

Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. eine abgeschlossene vergleichbare Verwaltungsausbildung oder die Angestelltenprüfung I

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Eine abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste, als Justiz-, Rechtsanwalts-, Sozialversicherungs- oder Steuerfachangestellte*r.

Du hast Berufserfahrung und bringst idealerweise Verwaltungserfahrung und Kenntnisse aus dem Registraturbereich mit.

Du hast EDV-Kenntnisse (Standardprogramme, Internet, E-Mail) und arbeitest zuverlässig, terminsicher und serviceorientiert.

Deine Offenheit für Neues, Deine Freundlichkeit sowie Team- und Kontaktfähigkeit runden Dein Profil ab.

Das bieten wir Dir

Eine unbefristete Stelle in Vollzeit mit Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TVöD. Die Stelle kann auch in Teilzeitmit mindestens 80% besetzt werden.

Ein aufgeschlossenes und engagiertes Team mit guter gegenseitiger Unterstützung.

Mit unseren rund 4.500 Kolleg*innen arbeiten wir fürs Gemeinwohl und bieten einen sicheren Arbeitsplatz.